V decembru 2025 je bila objavljena nova Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino, ki se uporablja od 1. januarja 2026 dalje. Uredba prinaša pomembne spremembe, ki jih morajo delodajalci upoštevati pri odreditvi, obračunu in izplačilu stroškov službenih poti v tujino.
Uredba ureja povračilo stroškov za službena potovanja v tujino za javne uslužbence in funkcionarje v državnih organih, samoupravnih lokalnih skupnostih, javnih agencijah, javnih zavodih in drugih osebah javnega prava. Uporablja pa se tudi za zaposlene v gospodarstvu, če tako izhaja iz njihovih delovnopravnih podlag.
Najpomembnejša novost uredbe je, da so dnevnice za službena potovanja v tujino višje za približno 20 %, kar neposredno vpliva na stroške delodajalcev in prejemke zaposlenih.
Obvezno poročilo po službenem potovanju
Nova uredba določa tudi posebno administrativno obveznost. Po 22. členu je treba v sedmih delovnih dneh po vrnitvi na delo pripraviti in oddati poročilo o opravljenem službenem potovanju v tujino. Poročilo mora vsebovati:
· kraj, trajanje in namen potovanja,
· naloge zaposlenega na potovanju,
· kratek povzetek vsebinskega dogajanja in
· predloge nadaljnjih ukrepov v zvezi z opravljenim potovanjem.
Novost: kombiniranje službenega in zasebnega potovanja
Posebno pozornost velja nameniti novi ureditvi kombiniranja službenega in zasebnega potovanja v tujino. Na podlagi pisnega predloga zaposlenega lahko delodajalec pred začetkom poti izda pisno dovoljenje za kombiniranje. V času zasebnega dela potovanja, ki poteka v delovnih dneh, zaposleni koristi letni dopust, presežek ur ali drugo upravičeno odsotnost z dela, ki mora biti predhodno odobrena.
Zaposlenemu se povrnejo stroški, nastali v službenem delu potovanja. Stroški, ki nastanejo v zasebnem delu potovanja in jih delodajalec povrne zaposlenemu, ne smejo biti višji od stroškov, ki bi nastali, če ne bi bilo kombiniranja službenega in zasebnega potovanja. Če so stroški zaradi kombiniranja službenega in zasebnega potovanja v tujino višji, razliko plača zaposleni.
Pravila glede potnega naloga
Uredba določa tudi vsebino in obliko potnega naloga. Ta mora biti izdan praviloma v pisni obliki in mora vsebovati ključne podatke, kot so:
· podatki o zaposlenem,
· kraj, čas in namen potovanja,
· način prevoza,
· podatki o akontaciji ter
· podatki za obračun stroškov.
V nujnih primerih je dovoljena ustna ali elektronska odreditev, pri čemer je treba pisni nalog izdati najpozneje v dveh dneh po odhodu.
Nova uredba prinaša več jasnosti, hkrati pa tudi dodatne obveznosti, zato je priporočljivo, da delodajalci pravočasno pregledajo interne akte in postopke ter zagotovijo pravilno izvajanje novih pravil v praksi.
